Organizando suas tarefas com o Trello

[Mateus Silva Almeida]

Como eu disse em uma outra postagem, adotar ferramentas de organização pessoal é uma excelente alternativa para auxiliar na organização. E além do Google Keep o Trello é uma delas, você já conhece?

 

Sobre o Trello

O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos gratuita que pode ser usada tanto para acompanhamento de tarefas pessoais quanto para organizar projetos que envolvam equipes.
Diferente do Google Keep, o Trello é mais recheado de recursos, como: checklists, upload de arquivos, várias etiquetas coloridas, quadros e cartões compartilhados e etc…

Ele é disponibilizado para Web, Android e iOS.

 

Como acessá-lo

Primeiramente você precisa acessar o site do Trello (trello.com) ou o app (Android ou iOS). E para criar uma conta é bem simples, basta inserir um e-mail existente e escolher uma senha.
O Trello também dá a opção de fazer o login através de uma conta Google, o que permite entrar mais rápido na ferramenta.

É importante lembrar que qualquer uma das formas de cadastro são gratuitas!

 

Como usar

Criando um quadro:

• Primeiramente você terá que nomear uma área de trabalho. A área de trabalho é onde você pode agrupar quadros do mesmo assunto, por exemplo, área de trabalho nomeada “Colégio” você pode adicionar quadros para suas matérias (português, matemática, geografia e etc…).
  Vale lembrar que você pode adicionar pessoas na sua área de trabalho, só clicar em “membros”  e adicionar o e-mail que ela está cadastrada no Trello.

 

• Para criar um quadro é bem simples, basta clicar em “criar novo quadro”, nomeá-lo, selecionar em qual área de trabalho será agrupado e a visibilidade dele (se vai aparecer apenas para você, todos da área de trabalho ou todos da internet).
  Na versão gratuita você tem um limite de 10 quadros por área de trabalho.

 

• Você também tem a opção de escolher um plano de fundo para os seus quadros. Você pode usar cores ou imagens do próprio Trello, que são MUITAS imagens, e o legal é que você pode pesquisar algum tema de imagens que gostaria de usar.
  Para mudar o fundo, após criar o quadro entre nele e vá em "mostrar menu" e clique em "alterar tela de fundo".

 

• O Trello também disponibiliza inúmeros modelos de quadros ja prontos para você. Basta ir no menu da esquerda e selecionar "modelos".

 

Listas e cartões:

• Para criar uma lista, clique em "adicionar uma lista" e a nomeie. Para adicionar um cartão é a mesma coisa, clique em "adicionar um cartão" e o nomeie. É sempre importante descrever o objetivo do cartão em "Descrição", para ter claro o seu objetivo.

 

• Funcionalidades dentro de um cartão:
  • Membros: Assim como na área de trabalho você também pode adicionar pessoas dentro de um cartão;
  • Etiquetas: Você pode criar etiquetas para adicionar nos cartões. Geralmente usadas para destacar a importância de determinado cartão;
  • Checklist: Dentro de um cartão você pode adicionar checklists de diferentes assuntos, por conta de poder adicionar título em cada um, assim pode organizar melhor os passos necessários para finalizar uma tarefa;
  • Datas: Você pode adicionar datas de entrega para esse cartão, tendo a opção de ser avisado do prazo de entrega dele;
  • Anexo: Você tem a opção de adicionar links e imagens dentro do seu cartão;
  • Capa: Você pode adicionar imagens (do computador ou Trello) e cores como capa de um cartão.

 

• Itens Arquivados: Você tem a opção de arquivar cartões ou listas. Para arquivar suas listas você clica nos 3 pontinhos do canto superior direito dela e seleciona a opção "arquivar esta lista". Para arquivar um cartão é só entrar nele e no menu do lado direito vai ter a opção "arquivar".
  Para poder encontrar ou restaurar um cartão que arquivou, é só ir em "mostrar menu" e clicar em "itens arquivados", la você pode buscar cartões ou listas através de pesquisas.
  Importante: para excluir algum cartão ou lista você precisa o arquivar antes. Isso é feito para que você não exclua sem querer algo importante.

 

Na prática

Na imagem a baixo deixei um exemplo bem simples de como geralmente uso o Trello no dia a dia do trabalho. Nesse quadro criei 5 listas:

• Anotações: Deixo cartões com anotações que podem ser bem úteis no meu dia a dia, como logins, atalhos, passo a passo de alguma tarefa e etc...
• Reuniões do mês: Deixo todas as reuniões separadas em cartões, e neles coloco a data da reunião, perguntas para fazer e anoto coisas importantes ditas dentro da reunião.
• A fazer: Tarefas ainda não iniciadas
• Em andamento: Tarefas ja iniciadas
• Finalizados | Abril: Conforme concluo as tarefas do mês eu arrasto para essa lista, assim no final do mês é só eu á arquivar. Acho isso vantajoso pois assim tenho como arquivar as tarefas concluídas organizadas por mês.

Importante: Acredito que não exista uma forma certa ou errada de se organizar no Trello, desde que você e sua equipe (caso seja um quadro compartilhado) consiga entender a organização e processos dentro dele. Os inúmeros modelos de quadro que o Trello disponibiliza pode ser muito útil, vale muito a pena dar uma olhada pois deles você pode tirar algumas ideias de modelo também.

 

 

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Em um próximo post irei falar sobre os Power-ups do Trello, que pode ser muito útil com suas integrações a outras ferramentas no dia a dia.

Dúvidas ou sugestões? Deixe um comentário aqui no post. Obrigado! 😉

[Karina Harumi]

@Mateus Silva Almeidacurti muito esse jeito que você demonstrou! 😄

Em outras vezes que utilizei o Trello para minhas demandas, eu criei umas etiquetas tipo as cores de nível de emergência que se utiliza em hospitais sabe? 
Aí acordava com quem abria a demanda em quanto tempo eu conseguiria entregar e selecionava conforme a cor da emergência (azul, verde, amarelo, laranja e vermelho) e movia para o "fazendo", tinha também a coluna do "faltam informações" ou "aguardando aprovação/liberação" hahahaha era minha "baguncinha" que eu entendia. 

Aí conforme os dias iam passando, mudava as etiquetas ou ia para o concluído xD

 

[Mateus Silva Almeida]

29 minutos atrás, Karina Harumi disse:

@Mateus Silva Almeidacurti muito esse jeito que você demonstrou! 😄

Em outras vezes que utilizei o Trello para minhas demandas, eu criei umas etiquetas tipo as cores de nível de emergência que se utiliza em hospitais sabe? 
Aí acordava com quem abria a demanda em quanto tempo eu conseguiria entregar e selecionava conforme a cor da emergência (azul, verde, amarelo, laranja e vermelho) e movia para o "fazendo", tinha também a coluna do "faltam informações" ou "aguardando aprovação/liberação" hahahaha era minha "baguncinha" que eu entendia. 

Aí conforme os dias iam passando, mudava as etiquetas ou ia para o concluído xD

 

Muito boa essa ideia das etiquetas também!! hahahaha
Acho que vou aderir. Gosto muito do Trello pq você bate o olho e já consegue saber como esta o andamento de tudo, sem ter que ficar clicando e etc... 😆

 

[Karina Harumi]

14 horas atrás, Mateus Silva Almeida disse:

Muito boa essa ideia das etiquetas também!! hahahaha
Acho que vou aderir. Gosto muito do Trello pq você bate o olho e já consegue saber como esta o andamento de tudo, sem ter que ficar clicando e etc... 😆

 

Simmm é verdade! 
Se aderir, depois me conta o que achou 😄