Modelagem de Processos: O que é, como fazer e por que utilizar?

[Gabriel Ganassin]

Você já se encontrou em uma situação na qual precisava realizar uma atividade pela primeira vez e não sabia por onde começar? Quais seriam as tarefas e etapas, quais os documentos e arquivos que seriam necessários consultar, quais seriam os gargalos críticos que poderiam comprometer toda a execução da atividade? Estas e outras questões podem ser respondidas se modelarmos os processos ou atividades que compõem esta atividade de maneira sequencial em um fluxo contínuo, tendo assim uma visão estratégica completa. Neste artigo vamos oferecer uma breve explicação de como executar a modelagem de processos com o uso da notação gráfica  BPMN (Business Process Model and Notation).

O que é modelagem de processos?

A modelagem de processos é uma técnica abrangente utilizada para representar graficamente os fluxos de trabalho de uma organização ou equipe, mostrando de maneira macro e estratégica, as atividades, os participantes, os eventos, as decisões e os resultados envolvidos, podendo também ser mais específica ao focar apenas em um único processo de uma equipe, mostrando-o de maneira detalhada e visual, com o passo a passo de cada tarefa, as fontes de dados e seu armazenamento, tudo isso com o auxílio da notação padrão chamada BPMN. Logo, a  modelagem de processos tem utilidade tanto para documentar, analisar, melhorar, bem como para automatizar os processos de negócio nas organizações e equipes de trabalho.

Por que aprender modelagem de processos?

Aprender e fazer uso da modelagem de processos pode trazer vários benefícios para a organização, dentre eles:

• Disseminação do conhecimento. Facilitar a comunicação tornando acessível a todos a compreensão sobre os processos da empresa de forma que diferentes pessoas possam ter as instruções necessárias para realizá-los.
• Melhor uso dos recursos. A visão do todo oferecida pela modelagem de processos ajuda a identificar e eliminar desperdícios, gargalos, retrabalhos, erros e inconsistências nos processos, aumentando a eficiência e a qualidade das entregas finais.
• Melhoria contínua. O passo a passo escrito e exposto visualmente na forma de fluxograma, traz a clareza necessária para se propor e implementar melhorias nos processos, buscando a otimização e automatização  das atividades e assim aumentar a satisfação dos clientes, sejam externos ou internos, bem como fomentar a inovação.

O que é BPMN e quais são suas simbologias?

BPMN (Business Process Model and Notation) é um padrão internacional definido pela OMG (Object Management Group) para a modelagem de processos, que  usa 4 tipos de objetos principais: 

• Elementos de fluxo;
• Artefatos; 
• Objetos de dados; 
• Pistas; 

Para realizar o BPMN existem diferentes ferramentas e plataformas: ADONIS:Community Edition, Aris Express, Bizagi Modeler, Bonita BPM, Camunda Modeler, Diagrams.net, Eclipse, Heflo BPM, Interact Flow, dentre outros. Aqui o Bizagi Modeler será usado como exemplo para uma melhor compreensão.

Elementos de fluxo são os componentes básicos que descrevem o comportamento do processo. Eles incluem eventos (representa algo que acontece durante o processo), atividades (representa o trabalho executado), gateways (usados para controlar divergências e convergências) e os objetos de conexão, que servem para conectar um elemento a outro.

     1. EVENTOS

Tipos de eventos de início, intermediários e de fim:

 

     2. ATIVIDADES

Atividades de tarefa e subprocesso:

Tipos de tarefas e subprocessos:

 

     3. GATEWAY (decisões)

Tipos de gateway

 

     4. OBJETOS DE CONEXÃO: fluxos de sequência, fluxo de mensagem e associação.

 

Artefatos: são elementos que fornecem informações adicionais sobre o processo, como anotações, grupos (retângulos tracejados); 

 

Objetos ou armazenamento de dados, que são elementos que representam as entradas e saídas do processo, como documentos, relatórios, formulários, etc.

 

Pistas ou Swimlanes: É utilizado para representar os limites espaciais do processo e é onde a representação do fluxo de trabalho se encontra.

 

Como fazer modelagem de processos usando a notação BPMN?

Para montar um modelo de processo usando a notação BPMN, você deve seguir alguns passos básicos:

1. Levantamento dos processos: identificar quais são os principais processos da sua equipe ou empresa, aqueles que precisam ser documentados, padronizados e melhorados;
2. Obter informações sobre os processos identificados: nesta etapa podemos realizar entrevistas com o chamado “dono” do processo (o principal executor) e com outros envolvidos, ou também podemos observar diretamente a execução tomando nota de todos  os detalhes. Uma dica importante aqui é gravar as entrevistas quando possível, isso facilita a absorção do conteúdo, tornando possível rever a gravação e absorver o máximo de detalhes possíveis.
3. Representar o processo: essa etapa pode ser dividida em duas partes: primeiramente escreva um documento com a maior quantidade de detalhes possíveis sobre o passo a passo e demais informações identificadas na entrevista que achar relevante, com esse passo a passo pronto, fica mais fácil realizar a segunda etapa, a representação visual por meio de um fluxograma utilizando a notação BPMN (Business Process Model and Notation). 
4. Por fim, é importante fazer a validação do material criado, tanto com o dono no processo, como com os outros envolvidos e até mesmo com alguém pouco envolvido, isso é importante para identificar se fizemos a modelagem de forma clara e de fácil compreensão.

Principais resultados e importância

A modelagem de processos é uma ferramenta poderosa para entender e melhorar os processos de negócio. Com a compreensão da modelagem de processos, você pode:

• Aumentar a sua visão sistêmica e analítica sobre os processos da organização.
• Contribuir para a melhoria contínua e a inovação dos processos.
• Aumentar a sua produtividade e a qualidade do seu trabalho.
• Aumentar o seu valor profissional e as suas oportunidades de carreira.
• Além disso, ao implementar a modelagem de processos, eliminamos a situação em que apenas um indivíduo é o "gargalo" do processo - pessoa cuja ausência compromete a execução do processo já que é a única detentora do conhecimento suficiente para executá-lo.

 

Espero que este post tenha sido útil para você. 

Para saber mais: 

http://egprocessos.seplag.mt.gov.br/escritorio/assets/uploads/kcfinder/files/GUIA-DE-MODELAGEM-DE-PROCESSOS-UTILIZANDO-A-FERRAMENTA-BIZAGI-MODELER(1).pdf

https://cppo.ufop.br/sites/cppo/files/processos/mapeamento_de_processos/manual_de_ferramenta_de_mapeamento_de_processos_-_bizagi_01.pdf

https://repositorio.cgu.gov.br/bitstream/1/66339/3/Guia_de_Modelagem_de_Processos.pdf

http://www.ifs.edu.br/images/EDIFS/ebooks/2019/E-book_-_Manual_de_gestão_por_processos.pdf

 

📌Você já conhecia a modelagem de processos com BPMN? Gostou deste artigo?

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