O que são processos e qual é o papel da documentação de processos

[Izabella Cestari]

O que são processos? ⚙️

Processo é um conjunto de atividades preestabelecidas que são executadas em uma sequência determinada e levam a um resultado esperado. O resultado deve garantir o atendimento das necessidades e expectativas dos clientes (externos ou internos) e de outras partes interessadas.

Documentação de processos 📄

Documentar os processos é uma atividade importante e que mantém a empresa organizada, otimizada e produtiva. Organizar as metodologias, ações e processos da empresa significa ter um registro das atividades executadas em cada departamento e manter um sistema interno de comunicação eficiente.

A documentação de processos não se trata apenas de criar manuais e registros de projetos, mas sim de coletar dados e mapear processos para acompanhar e analisar o desempenho de cada parte que compõem a cadeia de valor da empresa.

Para que a documentação dos processos seja eficiente, é imprescindível saber a finalidade de cada processo, qual é a atividade que está em foco e quais colaboradores estão envolvidos. Além disso, o estabelecimento de prazos para que cada etapa seja cumprida, também é extremamente importante, justamente para que a equipe conduza o procedimento estabelecido com eficácia.

A partir do estabelecimento de processos bem definidos, é necessário garantir que a equipe tenha autonomia para executar os processos. Isso significa que a equipe deve ter espaço e liberdade durante a realização das suas atividades, permitindo maior criação e abertura para inovações, evitando-se a perda de tempo na solicitação para aprovação de procedimentos perante os superiores, por exemplo. 

A concessão de maior autonomia à equipe torna os processos mais ágeis. No entanto, é necessário que ela esteja apta e capacitada para realizar as suas atividades de maneira eficaz e no prazo estipulado. Por isso, a capacitação e treinamento dos colaboradores é fundamental.

Em empresas ágeis, ou seja, que mudam rapidamente, a documentação de processos não deve ter a intenção de ser prescritiva e sim treinar novos colaboradores, manter um registro de como funcionam as práticas e nortear os colaboradores na execução dos processos. Os colaboradores podem e devem fazer alterações e melhorias nos processos, se assim for possível. Dessa forma, a empresa se mantém organizada, ágil e inovadora.

 

 

Referências

https://conteudo.movidesk.com/o-que-e-documentacao-de-processos/ - acesso em 27/04/22

E-book: GESTÃO POR PROCESSOS - FNQ - Fundação Nacional da Qualidade. Link.

E-book: GUIA PRÁTICO PARA REDUZIR A BUROCRACIA NOS PROCESSOS EMPRESARIAIS - FNQ - Fundação Nacional da Qualidade. Link.