Passo a passo para emitir NF-e

[gabriela.grillo]

Como emitir Nota Fiscal Eletrônica?

Antes de mais nada, para emitir NF-e, você (ou seu cliente, se você for um desenvolvedor ou contador) deve estar credenciado para isso, junto à Secretaria da Fazenda do seu estado.

Cada estado é responsável pelo cadastro de seus contribuintes na NF-e. Esse processo pode ser feito pelo portal da SEFAZ do seu estado, e o processo exato de credenciamento pode variar de um para outro.

Feito isso, vamos para a parte mais complicada e técnica da coisa.

Fluxo de emissão da NF-e

O fluxo de emissão de uma NF-e é a sequência de etapas que você precisará cumprir para emitir a nota.

Começa na geração do arquivo XML contendo as informações sobre sua empresa e sobre aquela venda, passa pela assinatura digital, envio para a SEFAZ, validação e autorização, e termina na impressão da DANFE.

Fluxo de emissão da NF-e (Nota Fiscal eletrônica).

• Primeiro, inclui-se todos os dados da nota e o arquivo XML é gerado; 
• Depois, é preciso autenticá-lo por meio de uma assinatura digital; 
• Na sequência, o arquivo precisa ser transmitido ao portal do SEFAZ; 
• Então, a nota será validada, gerando o DANFE e enviando os arquivos para o destinatário.

Confuso? Fique tranquilo: vamos analisar cada elemento e cada etapa do processo de emissão da Nota Fiscal do eletrônica:

Arquivo XML

Para compreender a Nota Fiscal eletrônica mais a fundo, é importante absorver bem um conceito: a NF-e é um documento exclusivamente digital. Mas o que exatamente isso significa?

Diferente dos seus documentos de papel antecessores, a NF-e não existe fisicamente. O verdadeiro documento, com validade fiscal, é um arquivo de computador do tipo XML cujo nome é um número bem comprido, chamado de “chave da nota”.

Ué, mas como eu vou representar as mercadorias sem acesso a um equipamento eletrônico para consultar o XML? Bem, para isso, existe o DANFE, sobre o qual falaremos mais adiante.

O arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica é o documento em si, com validade fiscal, e por isso deve seguir uma estrutura exata. Ele é composto de dois tipos de elementos: campos e valores. Este arquivo irá conter as informações daquela operação.

Quer aprofundar seus conhecimentos acerca do arquivo XML? Acesse os conteúdos abaixo:

Desvendando o XML: conheça sua história, fragmentos, aplicações e vantagens

XML da Nota fiscal: o que é, como gerar, baixar, abrir e armazenar? 

Como garantir a segurança dos arquivos <br>XML das notas fiscais dos seus clientes?

Assinatura digital

Para que um “simples” arquivo XML possa ser chamado de documento fiscal eletrônico, ele deve ser assinado pelo contribuinte que emitiu aquele documento, de modo a confirmar sua autenticidade.

Esse processo é chamado de assinatura digital e deve ser feito antes de enviar a NF-e para autorização no servidor da SEFAZ.

A assinatura digital é feita através do certificado digital do contribuinte, emitido por um agente certificador autorizado pela ICP Brasil. Existem 2 tipos de Certificado Digital, o A1 e o A3:

• Certificado A1: é um arquivo digital, que deve ser instalado na máquina ou plataforma emitente. Tem validade de 1 ano, e pode ser instalado e utilizado simultaneamente em vários computadores/pontos de venda.
• Certificado A3: é um certificado físico, podendo ter forma parecida com um pendrive, um cartão ou um leitor biométrico. Tem validade de 3 anos, e só pode ser utilizado em um computador por vez.

Certificado A1 e A3: qual deles o seu cliente precisa?

Para emitir a Nota Fiscal eletrônica é preciso que haja o certificado digital.

O processo de assinatura consiste em preencher os campos do XML da nota relacionados às informações do certificado no XML da nota. Se você utiliza a NFe TecnoSpeed no seu software, basta seguir este tutorial para implementar a assinatura digital.

Envio da NF-e

Depois de montar seu XML e assiná-lo para provar que é você mesmo quem está emitindo aquela NF-e, está na hora de enviá-la para a SEFAZ e obter a autorização fiscal para aquela operação. Para isso, você precisará da URL de envio de NF-e do seu estado.

Envio automático de nota fiscal: bom para você, seu cliente e o cliente dele!

Após o envio, sua nota será submetida às regras de validação, que estarão de acordo com os Manuais e Notas Técnicas em vigência. Em seguida, você receberá uma resposta da SEFAZ sobre a sua NF-e: basicamente, se ela foi autorizada ou rejeitada.

Se ela foi rejeitada, você precisará corrigi-la para enviar novamente. Normalmente, a mensagem de rejeição da SEFAZ já contém uma descrição do erro encontrado.

Mas se a NF-e foi autorizada, tudo certo! Agora só falta imprimir a representação física da nota para o cliente. 

Impressão do DANFE

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação física, impressa em papel e simplificada, da Nota Fiscal eletrônica. Sendo assim, o DANFE não possui valor fiscal por si só.

A principal utilidade do DANFE é facilitar a consulta da NF-e armazenada dos servidores da SEFAZ, através de um código de barras ou da chave de acesso da NF-e. Para alguns processos de fiscalização e conferência, as informações do DANFE são suficientes.

Para descobrir como funciona o processo de emissão de DANFE online, clique aqui!

Além de ser um atalho para o verdadeiro documento, o DANFE ainda contém um resumo sobre a NF-e, como o emitente, destinatário e o valor total da carga, com base nas Notas Fiscais vinculadas.

 

• Clique aqui e confira o guia completo sobre NF-e!