google groups Como usar o Google Groups para facilitar sua vida

[Larisse Santos]

Você necessita agendar muitas reuniões com os mesmos grupos de pessoas! Já ouviu falar em Google Groups?
Os Grupos do Google pode te ajudar a fazer as seguintes tarefas:

• Enviar um e-mail para todas as pessoas de um grupo por um único endereço de e-mail, sendo que este e-mail não tem custo algum para a empresa, pois é uma conta alias.
• Compartilhar documentos, planilhas e apresentações para toda a equipe digitando apenas um único e-mail (do grupo).
• Organizar reuniões, conferências e eventos de forma mais rápida, basta digitar o e-mail do grupo que automaticamente todas as pessoas serão incluídas na reunião, evitando assim que você esqueça de incluir alguém do time.
• Criar uma Caixa de entrada colaborativa e atribuir conversas para os participantes acompanharem.

Como criar um grupo

1. Faça login no Google. Groups usando a mesma senha do seu e-mail Gmail: https://groups.google.com/
2. Na parte de cima, clique em Criar grupo.
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3. Digite as informações e escolha as configurações do grupo, conforme os campos a seguir
   1. Nome do grupo: Os nomes podem ter até 73 caracteres e devem deixar clara a finalidade do grupo. O nome do grupo pode ser alterado posteriormente à sua criação. Exemplo de nome: Gerentes da Unidade 02
   2. E-mail do grupo: Digite um endereço de e-mail para o grupo. Caso apareça mais de um domínio, selecione a opção adequada. Este endereço de e-mail pode ter até 63 caracteres. Esse limite não inclui o domínio do endereço, como @gmail.com .  Este e-mail não poderá ser alterado depois. Exemplo: gerente-un-02@gmail.com
   3. Descrição do grupo: é um item opcional, todavia recomendado, neste campo insira qual é o propósito do grupo ou como ele será usado, caso deseje você pode alterá-lo posteriormente. Exemplo: Gerentes da unidade 02 - SaaS - localizada em Maringá, PR
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   4. Configurações de privacidade: aqui você escolherá quem pode pesquisar pelo grupo, quem pode participar do grupo, quem pode ver as conversas do grupo, que pode postar e que pode ver os participantes do grupo. Estas configurações podem ser alteradas a qualquer momento pelo proprietário ou por um administrador do grupo.
   5. Adicionar participantes: aqui você adiciona os e-mails dos participantes, podendo atribuir a alguns participantes a possibilidade de ser "Gerentes do grupo", tendo este gerente funções de adição de outros participantes (e gerentes) e possibilidade de alterar configurações de conversa e envio de e-mails no grupo. Você pode conferir todas as propriedades do gerente aqui!
4. Clique em Criar grupo.
5. Antes de enviar a primeira mensagem, aguarde alguns minutos até que o grupo seja ativado. Caso contrário, você receberá uma notificação informando que não foi possível entregar sua mensagem.

A partir de criado um grupo, você pode em compartilhar qualquer documento do Google Drive com todos os participantes do grupo, digitando apenas o e-mail alias criado para o grupo, assim como mencionar no corpo do texto de um documento o e-mail do grupo para compartilhar com todos os participantes.

Importante: estas dicas em sua integralidade se aplicam ao Google para organizações, para quem usa o Google conta gratuita, existem restrições e limitações sobre a criação do Groups.

 

📌 Você já usa esta ferramenta para agendar reuniões e compartilhar arquivos com seu time?

✍️ Deixe aqui nos comentários como é a sua experiência com o Google Groups. 

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