4 verdades sobre Produtividade

[MarceloPizani]

 

Verdade 1: Se ocupar, não é produzir!

Passar o dia todo realizando atividades, executando tarefas... não é sinônimo de produtividade!

Pessoas que estão sempre ocupadas, nunca tem tempo pra nada, possivelmente... não é uma regra exata... mas, possivelmente essas pessoas não são produtivas.

Para ser uma pessoa produtiva você precisa realizar as atividades certas! Mas quais são estas atividades? São as coisas que vão te deixar mais perto dos resultados que você deseja alcançar. São tarefas ou atividades diretamente relacionadas aos seus objetivos, sejam eles profissionais ou pessoais.

E como saber quais são estas tarefas?

Existem várias formas de fazer isso, diferentes métodos. Uma dica simples que posso te dar aqui é: Faça uma lista de tudo que você faz no seu dia, tudo!!! Depois, olhe para esta lista e classifique as atividades em Ocupação ou Produção... pode ser colocando um O ou um P na frente de cada.

Você vai colocar ocupação nas coisas que você faz, mas não vê uma ligação direta com os objetivos que você quer alcançar, e produção para as coisas que quando você faz, elas te colocam um pouco mais perto dos seus objetivos, atividades e tarefas que tem relação com seus objetivos.

 

Verdade 2: As tarefas nunca vão terminar!

Não importa o quanto você faça durante o seu dia... as tarefas nunca vão terminar!!!

Se você tem o hábito de listar suas tarefas em um caderno, agenda, algum aplicativo ou software... já deve ter percebido que por mais que você faça, sempre tem mais para fazer. E o motivo é bem óbvio, nosso principal recurso para executar nossas tarefas é o tempo, e ele é limitado. Por isso é preciso aprender a tirar o melhor proveito possível deste recurso.

Como eu disse, as tarefas nunca vão terminar, e você precisa aprender a conviver bem com isso. Uma boa forma de se fazer isso, é aprender a priorizar as tarefas que você realmente precisa fazer, as tarefas que realmente vão fazer diferença no seu dia, na sua semana, na sua vida... e colocar seu esforço em trabalhar nelas. Depois, você vai para as que considera menos importantes, e entre essas, você vai descobrir que algumas você pode terceirizar para outras pessoas ou automatizar de alguma forma, e outras, você vai ver que se não fizer, não vai fazer diferença, que são atividades que só te ocupam mas que não são realmente necessárias.

 

Verdade 3: Se você não tem agenda, você vira agenda dos outros!

Se você não faz um planejamento do seu dia, da sua semana, do que você vai realizar... muito provavelmente, você vai fazer parte dos planos de quem planejou!!! É o famoso, se você não tem agenda, você vira agenda dos outros!

E como isso acontece na prática?

Imagine o Marcelo... ele não costuma planejar suas atividades. Ela tem mais ou menos de cabeça o que tem que fazer durante o dia, durante a semana... e vai fazendo como dá. Outras pessoas marcam reuniões e ele sempre aceita, outras pessoas pedem ajuda e ele sempre está disponível no momento para ajudar. Outras pessoas passam atividades pra ele colaborar e ele sempre faz. E qual o resultado final disso? A agenda do Marcelo vai ficando cheia de coisas pra fazer, porque quando as pessoas pedem as coisas ou marcam reuniões, tudo isso tem prazo, tem horário marcado, e as atividades que são somente dele, que estão na cabeça dele, vão ficando pra depois.

Agora imagine o Pizani... ele tem a prática de planejar tudo o que precisa fazer na semana, prioriza o que realmente é importante que seja feito e distribui as atividades nos dias da semana que pretende fazer. Quando alguém pede uma ajuda, ele consulta quando pode ajudar e combina com quem pediu ajuda. Quando alguém convida para uma reunião, ele verifica se pode aceitar o dia e hora programados. Quando alguém passa alguma atividade extra, ele vai verificar se cabe na semana ou no dia dele, vai negociar prazo com quem pediu ou repriorizar algo na sua agenda, que seja possível.

Se eu tivesse que apostar qual dessas pessoas tem maior chance de ser uma pessoa produtiva... apostaria no Pizani!!!

 

Verdade 4: Adiar não é resolver!

Sabe aquela imagem da bola de neve, que começa pequena, vai rolando, rolando e crescendo até ficar enorme??? É isso que acontece quando você torna comum o hábito de adiar as atividades ou tarefas. É muito importante ter em mente que adiar não é resolver!

Isso pode acontecer com atividades que não gostamos de realizar. Vamos adiando, colocando outras coisas no lugar, adiamos mais uma vez... às vezes até esquecemos que aquelas atividades adiadas existem, mas acredite, elas existem e não foram resolvidas, e a qualquer momento podem virar um enorme problema!

Às vezes pode acontecer de você ter que adiar alguma coisa, que estava planejada para ser feita... e tá tudo bem... porque o problema não é adiar uma tarefa, desde que você faça isso da forma correta!

Quando você, realmente, precisar adiar alguma coisa, já estabeleça a nova data e horário que aquilo será realizado, e assim quando chegar o momento, você irá resolver!

Ah... uma última dica: trate o adiamento como exceção. Registre pra você mesmo, pro seu cérebro, que adiar algo planejado é uma exceção e não uma regra. A regra é sempre fazer o que tem que ser feito, quando precisa ser feito!